展览业是典型的依靠整合资源而生存的服务业，参展商、观众、展览场馆、展位搭建、展品物流，以及与展会主题相关的权威机构，都是展会主办方需要通过服务加以整合的重要资源。不懂、不会或不能够整合资源的主办方，是干不了或干不好这一行的！
展会主办方整合资源的方法，属于市场营销，其中许多可算作关系营销。既是营销，就是生意。既是生意，就离不开洽商。既有洽商，就可能有商定的结果。从这个意义上讲，谈生意就是商业谈判。展会主办方围绕举办展会，其主要业务都是在商业谈判中进行的。因此，不懂、不会或不善于进行商业谈判的主办方，是不可能有效整合办展资源的。
从展会项目管理角度，展会主办方对外的商业谈判可分为三个层次：
第一层次为项目战略性质的谈判：
谈判主要涉及展会项目购并（你收购别人的项目，或别人收购你的项目）、展会项目合作（多个主办方合办项目）、商请与展会主题相关的权威机构（商请其冠名主办展会，并回报相应利益）等内容。
第二层次为项目营销与运营管理事项的谈判：
其中，项目营销事项的谈判对象，主要是公众媒体业者、网络推广业者（如网站制作公司、移动通讯服务公司）、平面设计、纸品印刷业者（设计印制展会纸质宣传品）等；项目运营管理的谈判对象，主要是展览场馆经营业者，以及提供展馆保安保洁、标准展位搭建、餐饮供应、展品物流服务的业者等。
第三层次为项目销售业务的谈判：
展会主办方这一层次的谈判集中在展位与广告销售两方面。
以上三个层次的商业谈判，在展会主办方内部分由三个层次的人员主导：第一层次的谈判由主办方决策人主导，一般是公司董事长或总经理（协会的展会则是协会会长或秘书长）；第二层次的谈判由主办方项目经理主导；第三层次的谈判由主办方普通业务人员主导。
这些商业谈判的共同特点是：
1、都需要与本展会相关联的具体人商谈，所谓相关联的人就是拥有资源的人，即与利益相关者交道（此特点似废话，但不得不作为一条。不善与人交道者，做不好展会）；
2、都需要营销展会包括营销谈判者自己，并在商谈中达成主办方目的；
3、都需要约定经商谈后形成的共识，即达成协议；
4、都需要把约定的共识转化为文本，即经济合同；
