各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严谨，不管是音响、麦克风、放映机、银幕等等，都要一定的质量，因此更需要专业人员的协助规划。
1.幻灯机
在会议的产业里，35mm幻灯机是最常被用做幻灯片投影之用。柯达爱影AT-III是35mm幻机中最耐操作的机器，此型机器提供了自动对焦、有线遥控、高亮度影像及背后更换灯泡等功能。标准柯达爱影系列的亮度能胜任于小型会议室及小于2．4米的银幕。不管如何，长距离或大银幕的投影必须要有色饱和度高的灯泡，柯达爱影系列幻灯机并可选择较亮的灯泡，但这些较亮的灯泡寿命较短且价格昂贵，因此视听出租公司会收取较高的费用。超强光投影机用于3．7米宽以下的银幕其效果是非常好的。当加上高速镜头时，超强光投影机可投射于3．7米宽以下、距离27．4米以内的银幕。越大的银幕越需要更多的亮度，因此任何大于3．7米的银幕便需要氙气灯泡幻灯机。氙气灯泡填充着高压气体。大部分的视听出租公司需要有受过训练的人来操作这些设备。
虽然氖气灯泡幻灯机必须用在较大型的场所，却也有两个潜在性的问题必须注意：(1)过热会引起幻灯片扭曲或融化；(2)散热风扇噪音非常地大。不论任何型式的幻灯机，幻灯机片槽及镜头是必须特别注意的。柯达的幻灯片槽有80片及140片两种型式，通用型80片幻灯片槽设计符合大部分的安装。而豪华通用型(或欧陆型)片槽则使用于名片、塑胶片和3 毫米厚的玻璃片。镜头是将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小则取决于投射距离及银幕大小。一般视听出租公司提供10-15厘米变焦镜头给出租的幻灯机使用。如果需要长距离或短距离的镜头，视听出租公司则会收取额外的费用。另一个附件则是延长有线遥控距离，目前有无线遥控可供选择，不过要事先确定其相容性。
2.投影片投影机
是最简单的视听设备，它利用镜子折射方式将透明片的资料投射到最大3米)(3米的平面银幕上。投影片投影机可以多用途地简单使用，它可以让演讲者在简报中有即兴的演出，更进一步的来说，投影片投影机提供了较亮的影像，让演讲者在微暗的空间里工作。
3.实物投影机
其外形酷似手提型投影片投影机，主要构造包含一小型摄影机、光源及置物板；使用时，将一实际的物件，如商品样本、相片、印刷品等立体的物件放在置物板上，打上光源，透过实物投影机上的小摄影机将此物件拍摄下来，再连接影像投射器(如小单枪等)，使物件放大投射到银幕上，如此，与会者不需全数挤到前面就能看清楚演讲者介绍的"实物"。此外摄影机的镜头可以自动对焦，也可将实物放大或缩小。实物投影机还有一种特色是光源可完全控制在置物板的范围内，而一般专业型摄影机可能因为对摄影的物件提供额外照明时，增加会场亮度而使小单枪投射在银幕上画面的质量降低。
4.16mm投影机
虽然已快速的被录影机所取代，但还是有些演讲者使用动感投影机，最常使用的是16mm投影机，当要采购时要特别注明胶卷是有声或无声，如果是有声的胶卷则要决定光学式或磁带式声轨，光学式其声轨录制在影片两旁的齿孔，而磁带式声轨则是将磁条置于胶卷上。磁带式胶卷偶尔用于欧陆而不常用于本地视听出租市场。如果有客户需要使用则要多花一点时间来安排。16mm投影机的声音必须与音乐系统连接，虽然此投影机大部分都内建喇叭，但通常只通用于较小型的空间，且其声音质量不佳。下一步要考虑的是胶卷上带机构，手动上带式投影机其操作者需要将胶卷通过许多的闸门及元件。而自动上带式投影机则会将胶卷自动装于投影机。为避免上带及操作时的失误，最好雇请专业人员。对于投影片来说，长距离大银幕的投影需要使用色饱和度高的灯泡。在标准16mm投影机之后下一步便是帆MARC灯泡投影机，色饱和度最高的16mm投影机灯泡是氙气灯泡，就如同氙气灯泡幻灯机一样，此类投影机必须要有专业人员来操作。氙气灯泡投影机非常的昂贵，但对于要用于投影相同空间尺寸而言，仍比电视投影机便宜许多，而且16mm影片质量比录影带讯号高出许多。
5.幕墙
选择了不适当的银幕材质投影影像，投影设备就形同虚设，使用银幕首先要决定的是银幕尺寸，而选择银幕尺寸则必须考虑到会议室的容量；尺寸和天花板高度。一旦决定了银幕的尺寸，那接下来则是要考虑下列3个关键项目：型式、规格及材质。最常用的活动式银幕为三角架式银幕。此型银幕是以三角架置于地面，而以中间杆件为支撑，将银幕往上拉固定。活动式三角架的尺寸范围在1．2-2．4米之间，此类型银幕只需一个人即可操作使用。而银幕的规格则是取决于媒体的型式。正方形的银幕较能符合所有的媒体影像。而长方形4：3比例的规格则是供16mm投影机及电视影像使用。有几种银幕材质可供选择：白色、珠光和透明背投等。白色银幕是全平面、不透光，可视角度较宽，是较常为会议室内使用的银幕。而珠光银幕其可视角度则较受限制，其可视角度通常较白色银幕为窄。而透明背投银幕材质则为塑胶，其表面覆以特殊灰色物质，以能使影像从银幕背后投影而能让人从银幕前方观看。此型银幕为高反射性银幕，但其可视角度非常狭窄。
6.投影机架
要将投影设备置于适当的投影位置，必须置于经过精心设计过的架子或是升降机。对于出租业而言，Safelock及活动式推车为最常用的两种基本设备。Safelock架的四脚可以自由伸缩定位，其最高的高度为142厘米。这个高度对于单台幻灯机或投影机面言是一个非常合适的高度。而活动推车则可容纳较多的投影机，其高度最高可达137厘米。活动推车的租金通常比Safelock为高。81厘米高的活动推车较适合用于投影片投影机，而137厘米高的活动推车则可安全的承受视讯监视器。许多视听出租公司为了美观，都会在推车四周装上挡板。如果宴会厅中没有投影机房的设计，那投影机架就必须安置在鹰架或平台上。不管投影机架要安装在哪里，都必须要注意尺寸、高度及稳定性等技术性的需求。
7.视讯设备
视讯节目及其设备可分类为下列3个范围：
1．一般使用者/家用等级。
2．工业用/有线系统等级。
3．广播用等级。
8.音响设备
音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面的基本因素考虑进去的话，那么对会议质量的提高有相当大的帮助。
