会议服务中需要注意的要素

舞台布置
    主题背景制作、舞台搭建、条幅海报、签到处、编织气球造型、莎蔓装饰、写真喷绘、灯笼、彩灯、圣诞树、鲜花绿色植物摆放
    礼仪庆典
    礼仪小姐、促销人员、形象小姐、行走卡通、摄影、摄像、翻译、企业形象宣传片制作、专题片制作、资料片制作、冰雕制作、冷餐会服务、礼仪花篮、艺术插花、条幅、酒店预定、会议旅游
    气氛营造
    放飞信鸽、庆典火箭、放飞小气球、喜庆彩烟燃放、冷焰火燃放、烟花燃放、舞龙舞狮、军乐队、威风锣鼓队、民乐队、管弦乐队、礼炮彩烟、歌舞助兴
    庆典租赁
    演讲台、标语、地毯、展板、舞星、帐篷、贵宾椅、太阳伞、投影仪、投影幕布、等离子、LED、灯光设备、音响设备、木制舞台、玻璃舞台、绗架、灯光TRUSS架、会议桌椅、气球气模、舞台、礼花、礼炮、礼服、演出灯架、电脑灯、回光灯、追光灯、干冰机、烟雾机、泡泡机、雪花机、发电机、电脑特效灯、气柱、拱门、空飘、金狮
    节目演出
    影视明星、歌星、明星演绎、主在举办一个具有一定规模和大型的会议服务来说,运用怎样的方法去让更多的参会人员在每一个环节过程中相应得到他们自己想要的东西,一定的计划以及严格的现场管理都是必须要会议组织者去制定的,还有就是要有一定的危机处理方案和处理危机人员的能力等。作为一个专业性的会议公司,提出以下建议:
    一、确立明确的开会目标
    紧急事务挤走了重要议题。
    大约有60%的高管人员说,他们常常就重要议题达成共识之前被别的事情转移了精力;而有22%的人说,通常是还未提及关键的议题就已经没有时间了。只有12%的人认为,他们的高管会议一直能够针对重要的战略问题做出决策;而53%的人对这样的效率存有疑问。
    对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值,必须要有一个明确的目的。
    通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资。
    二、完善信息的采集与分析以追求创新
    信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
    无论怎样的活动策划,领导者都会要求两个字:“创新”。每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。
    三、制定周密的计划
    无论是甘特图还是进度表,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,另外,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。
    四、实施严格的现场管理
    在进行现场管理时,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力。针对不可预见的问题与可能的场景危机,必须准备好解决方案,将最坏的结果罗列出来,然后逐一提出解决方案。
    五、 总结
    成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议计划。
    六、了解会议涉及的行业
    为了提供成功的会议管理,组织者必须了解会议所涉及的行业,专业术语和行业整体趋势等方面的内容。
    保证合作的供应商提供高品质的服务,千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质,到最后损失最大的还是你自己。
    七、 服务要专业性,顾客永远是第一
    你的听众是你的顾客,他们会付帐给你,因此他们必须要感受和接受到价值,他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要,请记住:顾客永远是第一重要的!
    八、合理控制预算
    要学会更多的要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。
    九、最大限度地使用技术
    技术能给你很多帮助,自始至终地尽可能多使用技术,使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术,但是,必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。(技术的运用参看“多媒体会议包装”)
    十、清晰而明确的沟通
    清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者,不了解内部的计划、程序或是后备工作,如何在最短的时间内了解这一切呢?
    会根据与会者的需求,提供给与会者更多更有用的价值,为了满足与会者的需求,一个会议项目应该能提供给听众有用的价值,无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键,充实的内容将使价值在会议中得以体现。持人、演出活动、醒狮舞龙、乐品乐队、时装模特、民间特技、魔术杂技、曲艺说唱、歌舞话剧、相声小品、风情舞蹈、民族舞蹈、街舞、芭蕾舞、拉丁舞、民歌、武术、杂技、魔术、京剧、黄梅戏、木偶戏、相声、小品、乐队、古典小提琴、管弦乐队、模特SHOW场、人体彩绘、人体雕塑、变脸、二人转、威风锣鼓、腰鼓、舞狮、舞龙、民间绝活、明星演员、歌手、模特、主持人、礼仪人员、保安人员
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